5 conseils pour choisir un système de gestion électronique des documents (GED)

Que devez-vous rechercher lorsque vous choisissez un système de gestion électronique de documents (GED) ?  Tout dépend des niveaux de contrôle, de collaboration et de flexibilité que vous souhaitez atteindre.

Qu’est-ce qu’un système de gestion électronique de documents (SGED) ?

Les systèmes de gestion de documents sont des offres logicielles qui comprennent des solutions « auto-construites », propriétaires « sur site » et basées sur le cloud. Ils sont destinés à apporter des capacités de classement numérique structurées et sécurisées, la possibilité de découvrir et de contrôler toute la documentation que votre entreprise génère afin de fonctionner efficacement et de répondre aux exigences réglementaires.

Qui a besoin d’un eDMS ?

L' »anarchie documentaire » fait encore perdre du temps, de l’énergie et des ressources à de nombreuses entreprises. La difficulté de trouver et de partager des documents est toujours l’un des principaux irritants et défis de la vie quotidienne de nombreux travailleurs. Mais pour certaines entreprises, c’est un véritable obstacle à la conquête de nouveaux marchés et à une expansion efficace. De mauvaises procédures d’émission et de contrôle des documents peuvent empêcher le respect de normes telles que ISO 9001 et ISO 13485. Dans le même temps, une infrastructure de sécurité inadaptée à la sensibilité des données que vous contrôlez peut conduire à des violations du système ayant de graves répercussions sur le plan commercial et sur votre réputation. La plupart des outils d’archivage numérique (comme un simple Google Drive) peuvent apporter des avantages immédiats à une entreprise en pleine croissance en structurant votre stockage de manière plus raisonnable et en accédant à des espaces partagés pour la collaboration documentaire. Mais ils ne sont pas tous conçus pour faire face à tous les types de défis commerciaux – ou pour  » grandir  » dans ces défis avec vous.

Voici 5 conseils pour choisir le système de gestion électronique de documents qui vous convient le mieux :

1.         Devez-vous le faire vous-même ?

Le choix entre l’installation d’une solution de gestion électronique de documents (eDMS) tierce et une approche DIY (utilisant des applications de partage de fichiers comme Google Team Drive, Dropbox ou Box) est l’un des premiers choix auxquels vous pouvez être confronté.

Les plateformes de partage de fichiers comme Google Teams ou OneDrive offrent des capacités de collaboration et de gestion de documents multiplateformes décentes et conviviales. Elles sont faciles à mettre en place et peuvent être « peu coûteuses » ou « gratuites » (du moins, au début). Cependant, ils peuvent aussi devenir rapidement inadaptés aux exigences complexes de contrôle et de stockage des fichiers d’une entreprise en pleine expansion. En particulier, celles qui génèrent et collaborent sur des volumes croissants de documentation technique dans une série de formats – ou qui accumulent des données sensibles sur leurs clients.

2.         SharePoint est-il la solution ?

Pour ceux dont les besoins sont plus complexes, SharePoint peut sembler être un bon choix. En effet, SharePoint vous permet de concevoir et d’élaborer une solution qui répond précisément à vos besoins. Toutefois, l’élaboration d’une solution SharePoint suffisamment avancée pour répondre à des besoins formels en matière de gestion documentaire nécessitera probablement un temps considérable de la part des développeurs et même l’assistance d’un spécialiste pour la conception, la mise en œuvre et la maintenance.

Lorsqu’il s’agit de développer votre propre système de gestion de documents, vous devez donc vous demander si vous pouvez le rendre suffisamment sophistiqué et sécurisé pour vos besoins à un coût réaliste. Et même si vous y parvenez, quel type de maintenance faudra-t-il assurer pour qu’il reste opérationnel à long terme ?   Pour de nombreuses entreprises, le choix d’un système de gestion des données propriétaire spécialement conçu pour elles résout exactement ces problèmes, en éliminant le casse-tête de la conception, du développement et du support du système. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les tâches essentielles que sont la gestion de vos propres produits et le service à vos clients.

3.         Sur site ou dans le nuage ?

Une solution de gestion documentaire tierce peut vous offrir des fonctionnalités de GED hautement sécurisées, configurables et sophistiquées, tout en vous épargnant le casse-tête des spécifications et du développement. Mais devez-vous opter pour une installation sur site ou pour une solution SaaS basée sur le cloud ? Les solutions sur site exigent que vous utilisiez vos propres serveurs et votre propre stockage, ce qui signifie que vous devrez toujours assurer votre propre maintenance. Mais vous pouvez, peut-être, être plus sûr que toutes vos données sont en sécurité et sous votre contrôle. Les autres inconvénients peuvent être les coûts initiaux élevés et le temps d’installation et d’apprentissage.

Les solutions basées sur le cloud sont généralement plus agiles et plus flexibles. Mais si vous utilisez une solution basée sur le cloud,

  • Comment est-elle configurée ?
  • Bénéficiez-vous d’un service dédié tel qu’un serveur privé virtuel ou partagez-vous des ressources ? Les fichiers sont-ils cryptés lorsqu’ils sont en transit ?
  • Qu’en est-il de la sécurité du centre de données, de la sauvegarde et de la redondance ?

Quelle que soit la solution que vous choisissez, si vous vous assurez qu’elle est conçue pour vous aider à stocker et à traiter les informations conformément aux normes rigoureuses de la norme ISO 27001, vous aurez la certitude que l’entreprise avec laquelle vous traitez est capable d’assurer les plus hauts niveaux de sécurité des données.

4.         Avez-vous besoin d’une gestion ou d’un contrôle des documents ?

Il s’agit d’une distinction importante, qui touche au cœur de ce que vous pouvez exiger de votre GED. Une bonne gestion des documents est une question de facilité et de flexibilité dans le stockage, la localisation, la mise à jour, le suivi et le partage des documents. Un bon contrôle des documents consiste à mettre en place des hiérarchies d’accès, une sécurité, des capacités d’audit, une gouvernance des versions, un protocole de révision, d’approbation et d’émission. Toutes les organisations n’auront pas besoin d’atteindre les plus hauts niveaux de contrôle des documents – le genre de niveaux qu’une entreprise aérospatiale ou pharmaceutique pourrait être tenue de respecter – mais beaucoup auront besoin de plus que ce qu’une solution Google Drive de base peut supporter.

5.            Pensez à l’évolutivité.

Ces considérations doivent aller bien au-delà de la capacité à étendre l’espace de stockage ou à ajouter des sièges à un coût raisonnable. Il s’agit de pouvoir répondre à des exigences plus complexes en matière de traitement des documents avec les bons outils au bon moment pour votre entreprise. Au début de votre activité, vous n’avez peut-être besoin que d’un dépôt sécurisé et consultable et d’un espace de collaboration pour que votre équipe puisse commencer à travailler collectivement sur des idées. Mais au fur et à mesure que ces idées se transforment en plans commerciaux réels, en opportunités et en échéances, il se peut que vous ayez besoin que votre SGD fonctionne davantage comme un système de gestion de la qualité. Cela peut nécessiter des outils plus sophistiqués de contrôle des documents et de « contrôle de phase », ou la capacité de produire des « fichiers techniques » vérifiables selon des spécifications strictes.

 

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